1. Pourquoi suivre ses devis au même endroit
Un devis que personne ne relance est rarement signé. Pas parce que le client a dit non, mais parce que personne ne lui a demandé. Un tableau de suivi en fait une liste que l’on traite :
- Vous voyez tous les devis en cours, pas seulement ceux dont vous vous souvenez.
- Vous savez lesquels ont besoin de vous aujourd’hui. L’alerte compte les jours à votre place.
- Vous apprenez de ceux que vous perdez. Au bout de quelques mois, les raisons et le taux de signature montrent quoi corriger.
2. Le mettre en place en 10 minutes
Inutile de reprendre tout l’historique. Commencez par ce qui est encore ouvert :
- Téléchargez le fichier dans le format que vous utilisez, avec votre devise et votre délai d’alerte.
- Supprimez les exemples (lignes 5 à 12) une fois que vous avez vu comment ils réagissent.
- Ajoutez vos devis ouverts des deux derniers mois : n°, date d’envoi, client, projet, montant, statut.
- Renseignez la dernière action de chacun, même approximativement. Les alertes comptent à partir de là.
Ensuite, ajoutez chaque nouveau devis le jour où il part.
3. La routine : 15 minutes, deux fois par semaine
Le fichier ne sert que si on l’ouvre. Choisissez deux créneaux fixes, le lundi et le jeudi matin par exemple, et faites ceci :
- Filtrez la colonne Alerte. Traitez chaque ligne signalée : appel, SMS ou mail.
- Mettez la ligne à jour tout de suite : dernière action, relances faites, et le statut si le client a répondu.
- Notez la prochaine action et sa date. C’est ce qui fait taire l’alerte jusqu’au bon moment.
Quinze minutes suffisent en général pour vingt ou trente devis en cours.
4. Quand et comment relancer
Les alertes vous disent quand. Voici le rythme sur lequel le fichier est construit :
- J+2 : vérifier que le devis est bien arrivé et s’ouvre correctement.
- J+7 : appeler pour lever un doute. C’est souvent là que le projet se débloque.
- J+21 : faire le point, ou clore le dossier poliment.
Besoin des mots ? Le générateur de relance gratuit rédige le mail et le SMS de chaque étape :Générateur de relance de devis →
5. Ce que les chiffres vous disent
Le tableau de bord fait les calculs. Trois chiffres méritent un coup d’œil chaque mois :
- Le montant en cours : le travail que vous pourriez signer dans les semaines à venir. S’il fond, le problème est en amont : pas assez de demandes, ou pas les bonnes.
- Le taux de signature : devis signés sur devis tranchés. Comparez-le d’un mois sur l’autre plutôt qu’avec d’autres entreprises.
- Les raisons de perte : si « prix » revient sans cesse, regardez la façon dont le devis est présenté avant de toucher à vos prix.
6. Quand un tableur ne suffit plus
Un tableau de suivi est le bon outil pour commencer. Voici les signes qu’il est temps de passer à la suite :
- Vous le mettez à jour le dimanche soir. La routine est devenue une corvée, et des lignes prennent du retard.
- Plusieurs personnes envoient des devis. Chacun tient sa version, et les relances se chevauchent ou se perdent.
- Des relances passent encore à la trappe. L’alerte est là, mais personne n’a le temps d’y donner suite.
À ce stade, un CRM ou des relances automatiques prennent le relais, et vous n’intervenez que quand le client répond.
Pour aller plus loin :Comment relancer un devis sans être lourd (+ 5 modèles)
