« Les devis, ça nous prend un temps fou. »
C'est l'une des phrases qu'on entend le plus souvent chez les dirigeants du bâtiment. Elle est presque toujours vraie. Mais elle ne dit pas où passe ce temps. Et tant qu'on ne le sait pas, on risque de corriger la mauvaise étape : acheter un logiciel de mise en page alors que le vrai problème est de retrouver les prix, ou embaucher alors que le devis attend surtout une réponse fournisseur.
Ce guide propose une méthode simple : décomposer cinq devis réels, mesurer ce qui relève de la recherche, de la ressaisie et de l'attente, puis choisir une seule étape à simplifier en premier.
Étape 1 — Décomposer un devis réel
Prenez un devis envoyé récemment et reconstituez son parcours, de la réception de la demande à l'envoi. Pour une PME de gros œuvre ou une entreprise générale, on retrouve en général ces étapes :
- Réception et lecture de la demande : mail, appel, plans, CCTP, photos.
- Visite ou relevés : déplacement, métré, photos.
- Questions et compléments : informations manquantes demandées au client ou à l'architecte.
- Recherche de prix : anciens devis, factures fournisseurs, consultations de fournisseurs et sous-traitants.
- Montage des lignes : quantités, ouvrages, libellés.
- Ressaisie et mise en forme : report dans le logiciel ou le modèle, conditions, mentions.
- Vérification et arbitrage : relecture, marge, remise éventuelle, validation par le dirigeant.
- Envoi.
Vos étapes peuvent différer. L'important est de les nommer avec vos mots, pour que l'équipe s'y retrouve.
Étape 2 — Mesurer recherche, ressaisie et attente
Sur cinq devis récents, notez pour chaque étape le temps de travail réel, même approximatif. Pas besoin de chronomètre : une estimation honnête de la personne qui a fait le devis suffit, à condition de la noter le jour même.
Notez à part le délai : le nombre de jours entre la demande et l'envoi. Un devis peut demander deux heures de travail et partir au bout de douze jours. Ce sont deux problèmes différents.
Grille de mesure sur cinq devis
| Devis | Type | Délai demande → envoi | Temps de travail total | dont recherche de prix | dont ressaisie / mise en forme | dont attente d'infos (jours) | Ce qui a bloqué |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| D-01 | Extension maison 30 m², gros œuvre | 9 j | 5 h 30 | 2 h 00 | 1 h 15 | 4 j | Prix des fondations spéciales, attente étude de sol |
| D-02 | Mur de soutènement 25 ml | 4 j | 2 h 45 | 1 h 10 | 0 h 40 | 1 j | Retrouver le prix du dernier soutènement similaire |
| D-03 | Dalle et réseaux bâtiment agricole | 6 j | 4 h 00 | 1 h 30 | 1 h 00 | 2 j | Consultation sous-traitant réseaux |
| D-04 | Reprise en sous-œuvre ponctuelle | 3 j | 1 h 50 | 0 h 30 | 0 h 30 | 0 j | Aucun blocage notable |
| D-05 | Gros œuvre maison individuelle 110 m² | 12 j | 8 h 00 | 3 h 00 | 2 h 00 | 5 j | Plans incomplets, reprise des lignes d'un ancien devis |
| Total | 34 j | 22 h 05 | 8 h 10 (37 %) | 5 h 25 (25 %) | 12 j |
Exemple illustratif : chiffres fictifs, à remplacer par vos propres mesures.
Dans cet exemple, plus d'un tiers du temps de travail sert à retrouver des prix, et un quart à recopier. La décision elle-même, la relecture et l'arbitrage de marge, représente une part minoritaire. C'est fréquent, mais ce n'est pas une règle : seule votre propre mesure le dira.
Étape 3 — Repérer les blocages
Une fois la grille remplie, cherchez les motifs qui reviennent. Les plus courants :
- « On l'avait chiffré combien, la dernière fois ? » Le prix existe dans un ancien devis, mais il faut le retrouver, vérifier qu'il est encore valable et l'adapter. Si ce motif revient sur plusieurs devis, le problème est la base de prix, pas le devis. Voir notre guide pour créer sa bibliothèque de prix BTP à partir de ses anciens devis et factures.
- Copier-coller entre outils. Les quantités sont dans un tableur, les prix dans un autre fichier, le devis final dans le logiciel. Chaque passage est une ressaisie et une occasion d'erreur.
- Une seule personne sait chiffrer. Le devis attend qu'elle soit disponible. Le délai s'allonge alors même que le temps de travail reste court.
- Informations manquantes découvertes tard. On commence le chiffrage, on s'arrête faute de plan ou d'étude de sol, on reprend trois jours plus tard en ayant oublié où on en était.
- Consultations de fournisseurs et sous-traitants. Les réponses arrivent au compte-gouttes, sans relance organisée.
Étape 4 — Distinguer préparation et décision
C'est l'étape qui change la façon de regarder vos devis. Reprenez chaque ligne de la grille et classez le temps en deux catégories.
| Préparation | Décision |
|---|---|
| Retrouver un prix dans les archives | Choisir le prix à appliquer à ce chantier |
| Reprendre les lignes d'un devis similaire | Décider des ouvrages à inclure ou exclure |
| Recopier quantités et libellés | Arbitrer la marge et une éventuelle remise |
| Mettre en forme, ajouter les mentions | Valider les engagements (délais, conditions) |
| Lister les informations manquantes | Décider d'envoyer ou de ne pas répondre |
La préparation est répétitive, déclenchée de façon prévisible, et souvent la même d'un devis à l'autre. C'est elle qu'on peut simplifier ou automatiser. La décision engage l'entreprise et reste humaine.
Étape 5 — Choisir un premier flux à simplifier
Ne cherchez pas à tout changer en même temps. Choisissez une étape, selon trois critères :
- Fréquence : l'étape revient-elle sur la plupart des devis ?
- Temps : représente-t-elle une part significative du total ?
- Répétitivité : est-elle faite à peu près de la même manière à chaque fois ?
Puis appliquez la piste qui correspond à votre blocage principal :
| Si le blocage principal est… | Première piste |
|---|---|
| La recherche de prix | Structurer une bibliothèque de prix à partir de vos archives |
| La reprise des lignes d'anciens devis | Préparer un premier brouillon à partir de vos devis similaires et de votre base de prix |
| La ressaisie entre outils | Relier vos fichiers et votre logiciel pour supprimer les copier-coller |
| L'attente d'informations client | Une liste type des pièces à demander dès la réception |
| Les consultations fournisseurs | Des demandes de prix standardisées et un suivi des réponses |
Mesurez ensuite à nouveau sur cinq devis. Si l'étape choisie a vraiment raccourci, passez à la suivante.
Et après l'envoi ?
Un devis rapide à préparer mais jamais relancé reste un devis perdu. La mesure peut s'étendre à ce qui se passe après l'envoi : combien de devis restent sans réponse, au bout de combien de temps on relance, et qui s'en charge. Ce sera le sujet d'un prochain article.
Ce que nous avons observé chez un client
Chez une entreprise de construction et terrassement d'environ 50 salariés, la préparation d'un devis demandait plusieurs heures : comprendre la demande, retrouver les prix, réutiliser des lignes d'anciens devis. Le travail a commencé par la base de prix, puis un espace de préparation qui propose un premier brouillon modifiable, relu par l'équipe avant export.
Le détail est raconté dans le cas d'usage : Automatisation de devis BTP : de la demande client au devis prêt à valider.
Questions fréquentes
Combien de temps doit prendre un devis BTP ?
Il n'existe pas de durée normale : un petit devis de reprise et une réponse à une consultation de gros œuvre n'ont rien de comparable. La bonne question est de savoir quelle part du temps sert à décider, et quelle part sert à chercher, recopier ou attendre.
Pourquoi mesurer avant d'acheter un logiciel de devis ?
Un logiciel accélère surtout la mise en forme. Si votre temps part dans la recherche de prix ou dans l'attente des réponses fournisseurs, il ne réglera pas le problème principal.
Sur combien de devis faire la mesure ?
Cinq devis récents et représentatifs suffisent pour faire apparaître les étapes qui consomment le plus de temps.
Quelles étapes peut-on automatiser ?
Surtout la préparation : retrouver des prix, reprendre des lignes, ressaisir, mettre en forme. Les choix de prix, de marge et d'engagement restent humains.
Vous ne savez pas par où commencer ?
7 questions, 2 minutes : le diagnostic identifie les 3 tâches administratives qui vous coûtent le plus de temps, et ce que vous pouvez faire dès cette semaine.