Avant de faire un devis, il faut parfois retrouver un autre devis.
Celui d’un chantier un peu similaire. Avec la prestation qu’on cherche. Qu’un associé se rappelle avoir chiffrée… il y a deux ou trois ans.
C’est le fonctionnement que nous a décrit une entreprise de construction et de terrassement.
- L’entreprise
- construction et terrassement, une cinquantaine de salariés, entre 20 et 30 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.
- Le point de départ
- une bibliothèque de prix en grande partie dans la tête des équipes, le reste dispersé dans plusieurs années de devis et de factures.
- La solution construite
- une base de prix commune, construite par l’IA à partir des archives, avec une recherche par ouvrage et un assistant IA.
Une bibliothèque de prix dans la tête des équipes
Les dirigeants et les conducteurs de travaux connaissent leur métier. Ils savent ce qu’implique un terrassement, un ouvrage en béton, les contraintes d’un chantier.
Mais une bonne partie de leur bibliothèque de prix est dans leur tête. Et le reste est dispersé dans plusieurs années de devis et de factures.
Alors, pour préparer un nouveau devis, chacun mobilise ses souvenirs. Quand il faut retrouver un prix précis, on repart dans les anciens dossiers.
On ouvre un document. Puis un autre. On demande à celui qui avait suivi le chantier.
L’information existe. La retrouver prend du temps.
Leurs archives contenaient déjà les prix
Nous leur avons demandé leurs archives : plusieurs centaines de devis et de factures, sur plusieurs années.
Dans ces documents se trouvait une matière précieuse : les travaux qu’ils avaient déjà chiffrés, leurs libellés, les quantités, les unités et les prix associés.
Nous avons utilisé l’IA pour extraire ces informations ligne par ligne et les structurer dans une base commune.
L’objectif : pouvoir retrouver un ouvrage et ses références de prix sans devoir se rappeler dans quel devis il figurait.
Une bibliothèque consultable par toute l’équipe
Leurs anciens documents deviennent une bibliothèque consultable par l’équipe.
Une personne prépare un devis ? Elle peut chercher dans la base les travaux concernés, retrouver les unités, les quantités et les prix présents dans l’historique.
Elle peut aussi poser ses questions à un assistant IA connecté à cette base.
Une base qui continue d’évoluer
Surtout, cette bibliothèque peut continuer à évoluer.
L’import de nouvelles factures alimente les références et actualise les prix. Le calcul tient compte de la récence des données : il ne se contente pas de faire une moyenne de tous les prix retrouvés depuis plusieurs années.
Le professionnel conserve son jugement pour adapter le chiffrage au chantier. Mais il dispose désormais d’un point de départ commun, accessible, nourri par les propres documents de l’entreprise.
Un savoir qui devient partageable
Ce qui m’intéresse dans ce projet, c’est la façon dont le savoir devient partageable.
Un prix retrouvé par l’un peut servir aux autres. Une nouvelle facture enrichit la base commune. L’historique de l’entreprise devient plus facile à réutiliser au prochain devis.
Une question à poser chez vous
Quand quelqu’un demande « on l’avait chiffré combien, la dernière fois ? », comment votre équipe retrouve-t-elle la réponse ?
Si elle commence par chercher la personne qui s’en souvient, vous avez peut-être déjà une bibliothèque de prix. Elle attend simplement d’être mise en commun.