Une journée sur Excel pour comprendre son activité. Et l’année suivante, on recommence.
Dans cette PME du bâtiment, le dirigeant reconstruisait son propre reporting une fois par an. Nous avons transformé ce travail en un tableau de bord qu’il peut actualiser à partir de l’export de son logiciel.
- L’entreprise
- une PME du bâtiment, membre d’un groupe, réalisant environ 3 millions d’euros de chiffre d’affaires.
- Le point de départ
- une journée de travail manuel pour préparer son bilan annuel d’activité.
- La solution construite
- un outil d’import, de visualisation et d’interrogation des données.
Les chiffres existaient. Il fallait encore les faire parler.
Tous les mois, le dirigeant recevait les tableaux de gestion de la direction financière du groupe.
Mais ces documents étaient complexes à lire et ne lui permettaient pas de retrouver facilement les informations qu’il souhaitait suivre.
Il avait donc développé sa propre méthode : exporter les données de son logiciel, les retravailler dans Excel et construire un reporting adapté à ses questions.
Quels clients contribuent le plus au chiffre d’affaires ? Quels chantiers génèrent le plus de recettes ? Comment l’activité évolue-t-elle d’un client à l’autre ?
Une journée de travail lui permettait d’obtenir cette lecture. Il ne la refaisait qu’une fois par an.
Son Excel nous a montré ce qu’il fallait construire.
Ce fichier contenait déjà les indices essentiels : les informations sélectionnées, les regroupements utiles et les calculs dont le dirigeant avait besoin.
Nous nous en sommes servis pour concevoir une interface de pilotage adaptée à sa manière de regarder son entreprise.
Le fonctionnement est simple : il importe l’export de son logiciel et retrouve les informations organisées dans un tableau de bord.
Des réponses accessibles au même endroit.
Le tableau de bord permet d’examiner :
- La répartition du chiffre d’affaires par client, pour voir le poids de chacun.
- Les recettes par chantier, pour identifier les chantiers qui contribuent le plus à l’activité.
- L’évolution de l’activité des clients, pour repérer les baisses.
- La concentration du chiffre d’affaires, pour rendre visibles les dépendances.
Une analyse assistée par IA et un espace de discussion permettent également d’explorer les données à partir de questions.
Une lecture qu’il peut désormais refaire chaque mois.
Le changement porte sur la préparation du reporting : le dirigeant peut actualiser son tableau de bord avec un nouvel export, sans reprendre manuellement toute la construction du fichier.
Cela rend possible un suivi mensuel, là où l’effort nécessaire le conduisait à se limiter à un bilan annuel.
L’usage mensuel reste à installer. L’outil, lui, est construit pour le permettre.
Vous avez aussi votre fichier maison ?
Celui que vous reprenez pour comprendre vos clients, vos chantiers ou votre activité ?
Racontez-nous comment vous le préparez et ce que vous cherchez à y voir. C’est un bon point de départ pour regarder ce qu’on pourrait simplifier.