Qui va sur quel chantier ? Pour faire quoi ?
Dans cette entreprise, répondre à ces questions occupait la secrétaire deux à trois heures par jour.
- L’entreprise
- installation de bâtiments modulaires, entre 2 et 3 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.
- Le point de départ
- deux à trois heures par jour pour préparer les plannings et répartir les tâches à la main, soit dix à quinze heures par semaine.
- La solution construite
- un outil qui transforme les interventions du jour en planning des chantiers et en fiches de tâches prêtes à imprimer.
Des chantiers courts qui s’enchaînent
L’entreprise installe des bâtiments modulaires. Vous savez, ces modules qui permettent, par exemple, d’ajouter rapidement une salle de classe à une école.
Les installations sont courtes : souvent un ou deux jours. Mais le stock est important, les modules tournent, et les chantiers s’enchaînent.
Derrière chaque intervention, il faut organiser le travail des équipes.
Une organisation qui reposait sur une personne
Cette organisation reposait sur une personne, qui faisait tout à la main.
Elle reprenait les interventions à réaliser, préparait les plannings et répartissait les tâches : toi sur ce chantier, toi sur celui-là, voilà ce que chacun doit faire.
Puis il fallait recommencer le lendemain.
Deux à trois heures par jour. Dix à quinze heures par semaine, consacrées à préparer et à répartir le travail.
Ce temps servait à quelque chose d’essentiel : permettre aux équipes de savoir où aller et quoi faire. Mais sa préparation occupait une place considérable dans la journée.
Un outil construit à partir de ce fonctionnement
Nous avons construit un outil à partir de ce fonctionnement.
Elle importe les interventions à réaliser dans la journée. À partir de ces informations, l’outil génère le planning des chantiers et les listes de tâches pour les ouvriers.
Les fiches sont prêtes à être imprimées et distribuées le matin.
Le papier est toujours là. Le travail pour le préparer a changé.
C’est tout simple à raconter. Et c’est justement ce qui rend ce cas intéressant.
D’un côté, une personne qui organise manuellement les interventions pendant plusieurs heures. De l’autre, les mêmes informations de départ, transformées en planning et en consignes individuelles.
Les ouvriers peuvent continuer à partir avec leur fiche. Ils n’ont pas besoin d’adopter une nouvelle application pour que l’automatisation soit utile.
Dans ce projet, nous avons concentré le changement à l’endroit où se trouvait la tâche répétitive : entre la liste des interventions et les consignes remises à chaque personne.
Une question à poser chez vous
Combien de temps passez-vous à transformer la liste de ce qu’il faut faire en consignes pour ceux qui vont le faire ?
On pense souvent au temps passé sur le chantier. Le temps passé au bureau à préparer le travail mérite lui aussi qu’on s’y intéresse.
Si quelqu’un, chez vous, refait chaque jour ce travail de répartition, racontez-nous : quelles informations utilise-t-il, et que doit-il préparer pour les équipes ?