1. À quoi sert un compte rendu de chantier
Un compte rendu de chantier a trois fonctions, et la troisième est celle qu'on oublie. Il informe ceux qui n'étaient pas là : le client, le bureau d'études, le sous-traitant absent. Il fait avancer le chantier : chaque action a un nom et une date, et la réunion suivante commence par la liste des actions de la précédente. Et il fait preuve : six mois plus tard, quand un travail supplémentaire est contesté ou qu'un retard est reproché, c'est le compte rendu qui dit qui a décidé quoi, et quand.
Dans de nombreux contrats, et dans la norme NF P 03-001 quand elle s'applique aux marchés privés, un compte rendu diffusé qui n'est pas contesté dans le délai convenu est réputé accepté. C'est un document contractuel, pas une formalité. D'où deux règles simples : il part le jour même, et il part à tout le monde.
2. Ce qu'il doit contenir
- L'en-tête : le chantier, la date, le numéro du compte rendu, les présents, les absents et excusés, le rédacteur et la liste de diffusion.
- L'avancement, lot par lot ou zone par zone : ce qui est terminé, en cours, en retard, avec les quantités ou les pourcentages quand on les a.
- Les décisions prises : une phrase par décision, avec qui l'a prise. C'est la partie qui a valeur de preuve.
- Les points bloquants : ce qui empêche d'avancer, l'impact sur le planning, et qui doit lever le blocage.
- Les actions : un tableau, une ligne par action, avec un verbe, un responsable, une échéance et un statut. Les actions des comptes rendus précédents y restent tant qu'elles ne sont pas faites.
- Les points divers : sécurité en premier, puis livraisons, accès, météo, informations diverses.
- La prochaine réunion : date, heure, lieu.
3. Comment l'écrire : les règles qui tiennent
- Des faits, pas des avis. « Le plombier est en retard d'une semaine, reprise à confirmer » plutôt que « le plombier n'est pas sérieux ». Le compte rendu peut être lu par un juge.
- Un responsable et une date par action. Une action sans nom n'est à personne ; une action sans date n'est pour jamais. Quand on ne sait pas, on écrit « à préciser » et on le demande avant d'envoyer.
- Des dates, pas des jours de la semaine. « Vendredi » ne veut plus rien dire trois semaines plus tard. Écrivez « vendredi 16 octobre ».
- Le vocabulaire du chantier. Gardez les noms de lots, de zones et d'entreprises tels que tout le monde les utilise sur place.
- Numérotez et diffusez. Un numéro par compte rendu, la même liste de diffusion à chaque fois, et une mention du délai pour faire des observations.
- Rédigez le jour même. Les notes prises à chaud suffisent, à condition de les mettre en forme avant d'oublier le contexte. C'est exactement ce que fait l'outil ci-dessus.
4. Modèle de compte rendu de chantier à copier
Le même squelette que celui produit par l'outil, vide, à coller dans votre traitement de texte ou votre messagerie.
COMPTE RENDU DE CHANTIER N° … Chantier : … Date : … Présents : … Absents / excusés : … Rédigé par : … Diffusion : … EN RÉSUMÉ … AVANCEMENT - Lot / zone : état (terminé, en cours, en retard), quantités - … DÉCISIONS - … POINTS BLOQUANTS - Point : impact sur le planning. À lever par : … ACTIONS N° | Action | Responsable | Échéance | Statut 1 | … | … | … | à faire POINTS DIVERS - Sécurité : … - Livraisons, accès, météo : … PROCHAINE RÉUNION … le … à … h Observations à transmettre sous … jours, faute de quoi le présent compte rendu est réputé accepté.
5. Les erreurs qui coûtent cher
- L'envoyer trois jours plus tard. Les actions ont déjà glissé, et les absents ont pris leurs décisions sans vous.
- Mélanger constat et décision. « La fuite en toiture a été constatée » n'est pas « l'étanchéiste reprend la toiture avant le 20 ». Il faut les deux, dans deux rubriques.
- Oublier la sécurité. Un garde-corps manquant noté dans le compte rendu, c'est une consigne donnée. Non noté, c'est votre responsabilité.
- Laisser les actions mourir. Une action non faite reste dans le compte rendu suivant, avec son retard. C'est désagréable, et c'est le but.
- Ne pas lister les absents. Celui qui n'était pas là ne pourra pas dire qu'il n'a pas été informé si le compte rendu lui a été envoyé.