1. Quand relancer : le calendrier qui tient
Une facture n'est en retard qu'après son échéance. Avant cette date, la seule chose à vérifier est qu'elle est bien arrivée au bon endroit : le bon interlocuteur chez un promoteur, le dépôt sur Chorus Pro pour un marché public, le visa du maître d'œuvre pour une situation de travaux. Beaucoup de « retards » sont en réalité des factures qui n'ont jamais atteint le service comptable.
Après l'échéance, le rythme qui fonctionne dans le bâtiment tient en quatre temps :
- J+1 à J+7 : le rappel cordial. On signale l'échéance, on laisse la porte ouverte à un oubli ou à un croisement avec le règlement. Un mail court suffit.
- J+10 à J+15 : la relance ferme. Le montant, le nombre de jours de retard, les pénalités chiffrées, une date limite précise. Un appel téléphonique la veille ou le lendemain double l'efficacité.
- Autour de J+30 : la mise en demeure. Un courrier recommandé avec accusé de réception. C'est la dernière étape amiable, et la pièce que le juge demandera si vous allez plus loin.
- J+45 à J+60 : le recours. Commissaire de justice, injonction de payer ou tribunal administratif selon le client. Attendre davantage n'apporte rien, sauf si le client a proposé un échéancier écrit.
Avec un donneur d'ordre récurrent, le téléphone passe avant l'écrit : un promoteur qui vous confie trois chantiers par an mérite un appel avant un mail ferme. Les étapes restent les mêmes, le ton change.
2. Pénalités et indemnité de 40 € : ce que vous pouvez réclamer
Ce que vous pouvez ajouter à la facture dépend entièrement du type de client. C'est le point que la plupart des entreprises traitent de la même manière, à tort.
| Client | Délai de paiement | Pénalités de retard | Indemnité de 40 € | Prescription |
|---|---|---|---|---|
| Entreprise privée | 30 jours par défaut, 60 jours au plus (ou 45 jours fin de mois) | Taux de vos CGV, au minimum 3 fois le taux légal (8,25 %). Sans clause : taux BCE + 10 points (12,40 %) | Oui, par facture, de plein droit | 5 ans |
| Particulier | Celui du devis | Seulement si le devis signé les prévoit. Sinon, intérêts au taux légal (2,75 %) à partir de la mise en demeure | Non | 2 ans |
| Marché public | 30 jours (50 jours pour les hôpitaux, 60 pour les entreprises publiques) | Intérêts moratoires : taux BCE + 8 points (10,40 %), dus automatiquement | Oui, de plein droit | 4 ans (déchéance quadriennale) |
Le calcul est le même partout : montant TTC × taux annuel × jours de retard ÷ 365. Pour une facture de 12 450 € en retard de 38 jours chez un promoteur sans clause particulière : 12 450 × 12,40 % × 38 ÷ 365 = 160,70 €, plus 40 € d'indemnité forfaitaire. Les taux ci-dessus sont ceux du second semestre 2026 ; ils sont revus chaque semestre, et c'est le taux en vigueur au premier jour du semestre où le retard commence qui s'applique.
Entre professionnels, les pénalités et l'indemnité sont dues sans qu'un rappel soit nécessaire. Dans la pratique, elles servent surtout de levier : « nous y renonçons si le règlement nous parvient sous huit jours » débloque plus de dossiers qu'une facture de pénalités envoyée après coup.
3. Situations, réserves, retenue de garantie : les cas du BTP
La situation de travaux bloquée au visa. Une situation mensuelle doit être visée par le maître d'œuvre avant d'être payée par le maître d'ouvrage. Quand elle dort sur son bureau, relancer le client seul ne sert à rien : c'est le maître d'œuvre qu'il faut relancer, par écrit, avec le maître d'ouvrage en copie. En marché public, le délai de paiement de 30 jours court à partir du dépôt de la situation, et le silence du maître d'œuvre ne le suspend pas : les intérêts moratoires courent quand même. En marché privé, tout dépend du contrat et, s'il s'y réfère, de la norme NF P 03-001.
Le solde retenu pour des réserves. Des réserves à la réception ne justifient pas de bloquer tout le solde. Le maître d'ouvrage peut retenir la part correspondant aux travaux réservés, pas davantage : c'est précisément le rôle de la retenue de garantie. Proposez une date pour lever les réserves et demandez le règlement du reste.
La retenue de garantie. Elle est plafonnée à 5 % du marché et encadrée par la loi du 16 juillet 1971 : le maître d'ouvrage doit la consigner auprès d'un tiers (Caisse des dépôts) ou accepter une caution bancaire à la place. Elle est libérée un an après la réception, sauf opposition motivée notifiée par lettre recommandée avant ce terme. Passé un an sans opposition, réclamez-la directement au consignataire ou à la caution : le maître d'ouvrage n'a plus son mot à dire. Un maître d'ouvrage qui « garde les 5 % » sur son compte sans les consigner est hors des règles : demandez la consignation par écrit.
Les travaux supplémentaires. Sans devis signé ni ordre écrit, la contestation est probable. Isolez-les : relancez fermement la part non contestée, et traitez les travaux supplémentaires comme un litige à part, documents à l'appui.
4. De la relance amiable à la mise en demeure : quoi écrire
Chaque niveau a un objectif différent, et donc un contenu différent.
- Le rappel cordial rappelle les faits (facture, montant, échéance), propose l'hypothèse d'un oubli, et offre un appel si quelque chose bloque. Pas de pénalités à ce stade.
- La relance ferme chiffre le retard : jours, pénalités, indemnité, total. Elle fixe une date limite à huit ou dix jours et annonce la suite sans détour. Avec un professionnel, elle propose de renoncer aux pénalités contre un règlement rapide.
- La mise en demeure est un courrier recommandé avec accusé de réception. Elle contient les mots « mettre en demeure », le détail des sommes, un délai de huit jours et les conséquences à défaut. Pour un particulier, elle fait courir les intérêts légaux. Pour tous, elle prouve au juge que vous avez tenté l'amiable.
Le ton compte autant que le fond : pas de menace vague, pas de majuscules, pas de « dernier avertissement » répété trois fois. Les faits, la date, la suite. Et entre deux écrits, un appel : la voix débloque ce que le mail n'obtient pas, à condition de savoir quoi dire. Préparez trois phrases, la question qui fait réagir (« qu'est-ce qui empêche le règlement aujourd'hui ? ») et la conclusion datée.
5. Quand et comment passer au recours
Quand la mise en demeure reste sans effet, le choix dépend du client et du montant :
- Moins de 5 000 € : la procédure simplifiée de recouvrement, menée par un commissaire de justice (l'ancien huissier). Rapide, peu coûteuse, sans passer devant un juge. Si le débiteur refuse d'y participer, on passe à l'injonction.
- Injonction de payer : un formulaire déposé au tribunal judiciaire (particulier) ou au tribunal de commerce (entreprise), sans avocat. Le juge rend une ordonnance sur pièces ; elle est signifiée au débiteur, qui a un mois pour s'y opposer.
- Marché public : pas d'injonction de payer contre une collectivité ou un établissement public. On adresse une réclamation préalable écrite, puis un référé-provision au tribunal administratif. Les intérêts moratoires et l'indemnité de 40 € restent dus.
- Client en redressement ou en liquidation : les relances s'arrêtent. Il faut déclarer la créance au mandataire judiciaire dans les deux mois de la publication au BODACC, sinon elle est perdue.
Le dossier à réunir est le même dans tous les cas : devis signé, ordres de service ou bons de commande, situations visées, procès-verbal de réception, la facture, les relances envoyées, la mise en demeure et son accusé de réception. Et agissez avant la prescription : deux ans face à un particulier, cinq ans entre professionnels, quatre ans en marché public.
6. Les erreurs qui coûtent cher
- Attendre la clôture du mois pour relancer. Chaque semaine de silence après l'échéance réduit vos chances d'être payé sans procédure.
- Relancer sans date limite. « Merci de régulariser rapidement » ne déclenche rien. « Avant le 17 octobre » si.
- Mélanger retard et litige. Une facture contestée ne se relance pas, elle se clarifie : demandez par écrit ce qui est contesté et faites payer le reste.
- Laisser une situation sans visa. Le maître d'œuvre ne relancera pas à votre place.
- Oublier les 40 € et les pénalités chez les professionnels. Sur une année, c'est de la marge qui dort.
- Ne pas tenir de liste. Un tableau avec le statut de chaque facture et sa prochaine action datée vaut mieux que la meilleure lettre.