Créez un dossier par projet. Reliez les clients récurrents à leur historique sans fusionner des prestations sans rapport. Remplacez les champs entre crochets et retirez le superflu.
Informations de base
- Client et référence du projet : [nom et identifiant]
- Coordonnées et canal préféré : [détails]
- Réception et provenance de la demande : [date et source ou inconnu]
- Responsable : [nom]
- Statut actuel : [statut]
- Prochaine action et date : [action précise et date]
Description du projet
- Ce que le client veut obtenir : [ses mots]
- Pourquoi il l’envisage maintenant : [raison]
- Service, lieu et périmètre : [informations connues]
- Calendrier et souplesse : [date et contraintes]
- Budget : [fourchette, besoin de conseil ou non abordé]
- Conditions importantes et préoccupations du client : [détails]
- Personnes impliquées dans la décision : [rôles et noms si nécessaires]
- Informations fournies : [liens vers photos, documents ou mesures]
- Inconnues à évaluer : [questions, pas suppositions]
Décision et récapitulatif
- Notre évaluation de l’adéquation et sa raison : [poursuivre, clarifier, reporter ou refuser]
- Ce que le client fera ensuite : [action et date]
- Ce que nous ferons ensuite : [action, responsable et date]
- Récapitulatif écrit envoyé : [date et emplacement]
Exemple de note utile : « Le client veut pouvoir utiliser la pièce jeudi car il télétravaille. Date fournisseur non confirmée. Sam doit vérifier la faisabilité avant de promettre la pose. »
Enregistrez ce qui sert à traiter le besoin. Ne collectez pas de données personnelles sensibles simplement parce qu’un champ existe dans le logiciel. Donnez accès aux membres concernés et actualisez le dossier quand la situation change.
Pour aller plus loin : créez le questionnaire client avant devis de votre métier, prêt à copier, imprimer ou envoyer.